Je suis principalement basée au bureau de tourisme de Marans, mais mes missions m’amènent régulièrement au siège administratif ou au bureau de tourisme de Surgères.

 

 

ACCUEIL

 

En tant que conseillère en séjour, je renseigne les clients qui passent la porte de l’office de tourisme, qui téléphonent ou qui nous contactent par mail ou courrier. Je cherche toujours à être efficace et à leur donner les informations dont ils ont besoin.  Je communique avec les visiteurs en plusieurs langues : français, anglais, espagnol et portugais.

 

Je m’occupe aussi d’aménager l’espace boutique avec le renouvellement de la vitrine et des produits exposés, l’organisation de l’espace d’accueil.

 

J’accueille et j’accompagne les stagiaires et les saisonniers au sein de la structure : présentation de la structure, accès aux outils métier. Ensuite en fonction des profils et des attentes, je les confie aux bons soins de mes collègues.

 

 

INFORMATION

 

Je suis chargée du suivi du déploiement de l'écosystème d'outils métier, en collaboration avec Charentes Tourisme et les offices de tourisme de Charente-Maritime et de Charente. Il s'agit d'un ensemble d'outils métiers, je m'occupe plus particulièrement des deux blocs qui sont le socle de notre métier d’accueil :

 

> La plateforme d’Informations Touristiques (APIDAE), dans lequel nous saisissons toute l'information touristique du territoire (hébergements, sites de visites, activités, manifestations...) et pratique. Ces informations vont être utilisées pour répondre aux demandes mais vont également alimenter nos différents supports de communication.

 

> La Gestion Relation Client (AVIZI), qui nous permet d'enregistrer l'ensemble des contacts que nous traitons (par téléphone, mail ou physiquement) et d'analyser ensuite notre action d'accueil.

 

Pour ces deux outils, mon travail consiste plus particulièrement à élaborer le guide des saisies à l'attention de mes collègues de l'office de tourisme. C'est important de fixer des règles communes pour s'assurer de la bonne visibilité des infos et de la pertinence des statistiques extraites concernant la GRC. J'ai également un rôle d'assistance en cas de problème et je fais le lien avec les supports clients des outils pour relayer les difficultés ou participer aux échanges permettant l'amélioration de ces outils.

 

 

OBSERVATOIRE

 

Je suis aussi chargée de surveiller l’activité de l’office de tourisme. Je dois donc récolter et organiser des indicateurs sur l’activité d'accueil, des sites internet, de la page Facebook, du chiffre d’affaires boutique, etc. Mon rôle est de produire des statistiques afin de faire des études de marché et analyser la demande des visiteurs.

 

Plus largement, cette mission d’observation comprend :

 

 - le suivi mensuel des indicateurs sélectionnés, l'édition de tableaux de bord annuels, l'évaluation de la satisfaction des clients ;

 

- le suivi quantitatif de la taxe de séjour ;

 

- le suivi et la participation aux études départementales permettant d'alimenter notre analyse locale.

 

Afin de réussir le mieux dans ce travail, il faut être toujours vigilant et attentif aux évolutions des tendances du marché touristique. J'aime particulièrement cette mission qui se caractérise par un travail de fourmi mais qui permet de faire parler les chiffres !

 

 

ADMINISTRATIF

 

En collaboration avec Paola, j’effectue le suivi la régie de recettes du Bureau de Marans : contrôle, enregistrement des recettes provenant des ventes boutique, des billetteries, des inscriptions aux animations et manifestations.

 

Je travaille également sur le dossier de la taxe de séjour avec Paola et Alice. Le déploiement de la plateforme de télé-déclaration de la taxe de séjour des 2 communautés de communes nous a permis une meilleure identification des hébergements marchands du territoire (quantitatif et qualitatif) depuis le lancement de la plateforme, et de ce fait une gestion plus fine des reversements. A terme, l’outil nous livrera des statistiques plus abouties sur la fréquentation des hébergements marchands du territoire.

 

 

QUALITE

 

Mes missions comprennent aussi la démarche qualité de l’office de tourisme. Je dois améliorer les performances de la structure à travers l’optimisation des ressources, l’organisation des travaux de groupe, la formalisation des actes de travail, etc. 

 

Dans ce cadre je vais par exemple traiter les réclamations des clients, veiller au respect des critères de classement de l'office de tourisme ou encore rédiger des procédures internes permettant à chaque membre de l'équipe d'optimiser son temps et la qualité de son travail.

 

Mes missions sont assez larges et mes journées sont par conséquent rythmées par des taches multiples et parfois bien différentes.