Je suis basée au siège à Ferrières d'Aunis et mes missions principales s'articulent autour du suivi comptable et administratif de la structure.

 

L'office de tourisme étant un EPIC (Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial), il fonctionne avec la comptabilité publique M4. Le Centre des Finances Publiques est notre trésorerie de référence.

 

Le logiciel que j’utilise pour la comptabilité est CORAIL. C’est un logiciel de gestion comptable, qui propose le suivi et l’exécution du budget dans le respect des normes budgétaires M4. Ce logiciel me permet de réaliser les opérations courantes : les mandats (paiement des factures, des salaires), les titres (perception des recettes), la dématérialisation des échanges avec la Trésorerie.

 

A chaque mandat et titre, je dois fournir au Trésor Public les pièces justificatives (factures, conventions, rib). Depuis le 1^er janvier 2016, j’envoie ses pièces en dématérialisation. C’est-à-dire qu’il faut que je scanne tous les documents nécessaires puis je les annexe au mandat ou au titre. J’édite ensuite les bordereaux que je fais signer à Julie puis je les dépose au Trésor Public. En parallèle j’envoie les flux au Trésor.

Chaque mois pour les paies, j’envoie un fichier avec les éléments nécessaires (congés, arrêts….) pour chaque salarié au cabinet comptable PROGEMA pour l’établissement des feuilles de paie. Après réception des salaires et des charges, j’édite les mandats correspondants et je fais les déclarations sociales (URSSAF, taxe sur les salaires)….

Je fais également toutes les déclarations nécessaires et légales (ex. arrêt de travail, Crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi CICE, impôts sur les sociétés, envoie des délibérations…).

 

Je suis également régisseur de la régie d’avances et de recettes de l’Office de Tourisme. Cette régie est composée de deux sous-régies de recettes pour les bureaux de Tourisme de Marans et de Surgères.

 

Les deux sous-régies permettent d’encaisser les produits boutique, les ventes d’animations…dans les bureaux de tourisme. Afin de gérer au mieux toutes les ventes, nous nous sommes équipés d’un logiciel de caisse. C’est moi qui me charge de rentrer tous les produits, les stocks, les tarifs. A chaque vente, mes collègues doivent les enregistrer sur ce logiciel. Chaque fin de mois, j’édite pour chaque bureau de tourisme l’état des ventes. En cas d’annulation ou d’erreurs, je prends la main à distance afin de rectifier.

Je gère également l’achat et le renouvellement des produits boutique en lien avec mes collègues.

 

Je m’occupe également de la taxe de séjour :

• Tenue d’un fichier de tous les hébergements touristiques de notre territoire
• Envoi des registres informatisés et papier à chaque fin de période
• Enregistrement des paiements et copie de tous les registres
• Transfert de toutes ses pièces au Trésor Public de Marans avec un bordereau comprenant le nom de l’hébergeur, le mode de paiement, le montant
• Mise à jour des registres informatisés à chaque période
• Répondre aux questionnements des hébergeurs
• Mise à jour des informations sur le site Pro

Je m'occupe ponctuellement de la réception du courrier (enregistrement et distribution) et de la préparation des courriers (réponse aux demandes de documentation) et parfois de l'accueil téléphonique.

Les demandes téléphoniques sont diverses et variées : demande d’hébergement, de documentation, renseignement sur un événement, sur la météo, les horaires de bus…

 

Toutes ses missions me prennent énormément de temps et mes journées sont souvent trop courtes !